ส่วนประกอบของโปรแกรม Excel 2007

 

ด้านการคำนวณ Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น 2. ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชั่น  เช่นฟังก์ชั่นเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ
3.  ความสามารถในการสร้างกราฟ Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นการาฟได้ทันที 
4.  ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอัการต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น
5.  ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้
6.  ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูุูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน
7.  ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจส่วนประกอบของ Microsoft Excel
 1. แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อ ของโปรแกรมนั้น ซึ่งคือ Microsoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
2.  แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่  แฟ้ม(File)  แก้ไข(Edit)  มุมมอง(View)  แทรก(Insert)  รูปแบบ(Format)  เครื่องมือ(Tool)  ข้อมูล(Data)  หน้าต่าง(Window)   ตัวช่วย(Help)
3.  แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่
 3.1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)
3.2  แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)

3.3  แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tppl Bar)

4.  แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล
5.  แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่
6.  แถบสถานะ (Status Bar)  เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์
7.  แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น - ลง
8. ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) คือเซลลืที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น  เซลล์ที่เป็นแอกทีพเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่

9.  สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
10.  แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็ฯกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซล์แล้วยังสามารถวางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ท(Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย

 ปกติการเรียกใช้งาน Excel  เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆแผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สุงสุด 255 แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก(Insert) > แผ่นงาน(Work sheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน(work sheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรก

โครงสร้างของแผ่นงาน (Work Sheet)  จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งขอแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้้นสุดที่ 65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอักฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมน์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell)ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1หมายถึงอยู่ที่คอลัมน์ A แถวที่ 1

 

เนื้อหา

1. การเรียกใช้โปรแกรม Excel 2007

การเรียกใช้โปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใช้ได้ใน 2 ลักษณะ คือ

                        1. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดกล่องโต้ตอบ New Office Document สามารถเปิดเป็นสมุดงานเปล่า หรือสมุดงานจากแม่แบบก็ได้

       2. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Excel 2007

การเปิดแฟ้มสมุดงานเก่าของโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใช้ได้ใน 5 ลักษณะ คือ

1. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\เปิดเอกสาร Microsoft Office จะเปิดกล่องโต้ตอบ Open Office Document แล้วเลือกแฟ้มสมุดงานที่ต้องการ

2. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\Recent Items\แฟ้มสมุดงานเก่า

3. จากหน้าต่างโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปุ่ม Office จะเปิดเมนูให้เลือกแฟ้มเอกสาร ล่าสุด

4. จากหน้าต่างโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปุ่ม Office เลือกรายการเปิด จะเปิดกล่อง โต้ตอบ

5. จากหน้าต่างโปรแกรม Windows Explorer ไปที่ที่เก็บแฟ้มสมุดงาน แล้วดับเบิลคลิก เรียกแฟ้มสมุดงานเก่าออกมา

2. ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

เมื่อโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถูกเปิดขึ้นมาแล้ว จะใช้ชื่อไฟล์ว่า สมุดงาน1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะใช้ชื่อเป็น สมุดงาน2 สมุดงาน3 ต่อไปเรื่อย ๆโดยมี ส่วนประกอบ ของ โปรแกรม Microsoft Excel 2007

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

 

2.1 แถบชื่อเรื่อง (Title bar) เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์สมุดงานที่เราเรียกใช้

2.2 ปุ่ม Office เป็นปุ่มรายการที่รวบรวมคำสั่งหลัก ใช้แทนที่เมนูแฟ้มในรุ่น ๆ ก่อน ซึ่งมีเมนู 9 รายการ รายการเอกสารล่าสุด ปุ่มตัวเลือกของ Excel และปุ่มออกจากExcel มีรายละเอียดดังนี้

                                    2.2.1 เมนูสร้าง เป็นเมนูที่ใช้สร้างสมุดงาน ซึ่งมีหัวข้องานอยู่ 2 หัวข้อ คือ แม่แบบ และ Microsoft Office Online โดยที่หัวข้อแม่แบบ มีเมนูย่อย 4 เมนู ได้แก่ ว่างและล่าสุด แม่แบบที่ติดตั้ง แม่แบบของฉัน และสร้างจากที่มีอยู่ ส่วนแม่แบบจาก Microsoft Office Online มีแม่แบบอยู่ 13 ประเภท ได้แก่ เด่น งบประมาณ ปฏิทิน รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร์ กำหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบบันทึกเวลา และประเภทเพิ่มเติม ซึ่งแต่ละปะเภทจะมีแม่แบบ ให้เลือกอีกหลายแม่แบบ

                                    2.2.2 เมนูเปิด เป็นเมนูใช้เปิดสมุดงานเก่าจากที่ที่เก็บงานไว้ ส่วนทางด้านขวามือเป็นรายชื่อ แฟ้มสมุดงานต่าง ๆ ที่เป็นเอกสารล่าสุดที่ได้เปิดงานมาใช้ สามารถเลือกชื่อแฟ้มสมุดงานเปิดได้ ทันทีเลย ถ้าแฟ้มสมุดงานนั้น ๆ ยังอยู่ที่เดิม และไม่ได้ถูกเปลี่ยนชื่อ

                                    2.2.3 เมนูบันทึก เป็นเมนูใช้ในการจัดเก็บงานต่าง ๆ ที่อยู่ในสมุดงานอย่างรวดเร็ว ถ้าเป็นการ สร้างสมุดงานใหม่ การบันทึกจะต้องไปที่ที่ต้องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะ เปลี่ยนชนิดของแฟ้มได้ด้วย ส่วนการบันทึกในสมุดงานเดิม จะเป็นการจัดเก็บอย่างรวดเร็วในที่เก็บ เดิม และชื่อเดิม

                                    2.2.4 เมนูบันทึกเป็น เป็นเมนูใช้ในการจัดเก็บงานต่าง ๆ ที่อยู่ในสมุดงาน ซึ่งมีเมนูย่อยให้เลือกต่ออีก ได้แก่ การบันทึกจะต้องไปที่ที่ต้องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะเปลี่ยนชนิด ของแฟ้มได้

                                    2.2.5 เมนูพิมพ์ เป็นเมนูใช้พิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ มีทั้งพิมพ์แล้วไปตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ พิมพ์ด่วนอย่างรวดเร็ว และแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

                                    2.2.6 เมนูจัดเตรียม เป็นเมนูใช้จัดเตรียมงานต่าง ๆ ได้แก่ คุณสมบัติ ตรวจสอบเอกสาร เข้ารหัสลับ เอกสาร จำกัดสิทธิ์ เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย และเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้า กันได้ เป็นต้น

                                    2.2.7 เมนูส่ง เป็นเมนูใช้ส่งเอกสารอีเมล และโทรสารอินเทอร์เน็ต

                                    2.2.8 เมนูประกาศ เป็นเมนูใช้ประกาศกระจายเอกสารไปยังบุคคลอื่น บันทึกสำหรับ Excel Services เซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร และสร้างพื้นที่การทำงานเอกสาร

                                    2.2.9 เมนูปิด เป็นเมนูใช้ปิดสมุดงานที่กำลังเปิดใช้งานอยู่

                                    2.2.10 ตัวเลือกของ Excel เป็นเมนูใช้กำหนดค่าตัวเลือกต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในโปรแกรม

                             2.2.10.1 เป็นที่นิยม ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel มีรายการกำหนดเอง สามารถสร้างรายการข้อความต่าง ๆ ที่เป็นลำดับเพิ่มเติมไว้ใช้งานเองได้ แบบชุดสี รูปแบบอักษร จำนวนแผ่นงาน ชื่อผู้ใช้ และการตั้งค่าภาษา

                             2.2.10.2 สูตร เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ ตัวเลือกการคำนวณ การทำงานกับสูตร การตรวจสอบข้อผิดพลาด และกฎการตรวจสอบ ข้อผิดพลาด

                             2.2.10.3 การพิสูจน์อักษร เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ การแก้ไขตัวสะกด และพจนานุกรม

                             2.2.10.4 บันทึก เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ บันทึกสมุดงาน ตัวเลือกการแก้ไขแบบออฟไลน์ และรักษาลักษณะที่มองเห็นของสมุดงาน

                             2.2.10.5 ขั้นสูง เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ ตัวเลือกการแก้ไข ตัด คัดลอก และวาง การพิมพ์ แสดง ตัวเลือกการแสดง สูตร ทั่วไป

                             2.2.10.6 กำหนดเอง เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการ กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

                             2.2.10.7 Add-in เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีการแสดง และจัดการ Add-in

                             2.2.10.8 ศูนย์ความเชื่อถือ เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่ ช่วยรักษาเอกสารให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

                             2.2.10.9 แหล่งข้อมูล เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการรับโปรแกรมปรับปรุง เรียกใช้การวินิจฉัย ติดต่อเรา ไปที่เว็บไซต์

                                    2.2.11 ออกจาก Excel เป็นปุ่มใช้ออกจากโปรแกรมหรือจบการทำงานของโปรแกรม ซึ่งจะปิดแฟ้ม สมุดงานต่าง ๆ ด้วย

                        2.3 แถบเครื่องมือด่วน (Tool bar) เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งที่ใช้บ่อย ๆ อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง (อาจสั่งให้อยู่ใต้ Ribbon ก็ได้) ที่แสดงในรูปของปุ่มรูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีปุ่มบันทึก เลิกทำ ทำซ้ำ ฯลฯ ซึ่ง สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ให้มาในรายการของแถบเครื่องมือ แล้วคลิกถูกเลือกรายการที่ต้องการหรือ คลิกขวาที่ปุ่มที่ใช้งานในแท็บต่าง ๆ บน Ribbon แล้วเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน นอกจากนี้ ยังสมารถเพิ่มปุ่มเครื่องมือด่วน ได้โดยใช้คำสั่งเพิ่มเติม หรือใช้รายการกำหนดแถบเครื่องมือด่วน เองในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่ปุ่ม Office

                        2.4 แถบเครื่องมือ Ribbon เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งต่าง ๆ แบ่งออกเป็นแท็บ ๆ แท็บ ในแต่ละแท็บจะมีกลุ่มชื่อ/ ชุดคำสั่งอยู่ด้านล่าง และมีปุ่มคำสั่งไว้ใช้งานแทนเมนูแบบเก่า ๆ โดยบางแท็บจะมีปุ่มน้อย ๆ หรือ จุดมุมด้านล่างขวามือไว้สำหรับเรียกกล่องโต้ตอบออกมาใช้งานได้ละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้หาก ไม่ใช้งานสามารถย่อ Ribbon ได้อีกด้วย

                                            2.4.1 แท็บหน้าแรก เป็นแท็บแรกที่ให้มาเมื่อเปิดโปรแกรม/งานเข้ามา ซึ่งจะเป็นคำสั่งมาตรฐาน ที่จำเป็นต้องใช้งานบ่อย ๆ มีกลุ่มคำสั่ง ได้แก่ คลิปบอร์ด แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และการแก้ไข เป็นต้น

                                            2.4.2 แท็บแทรก เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการแทรกงานต่าง ๆ ได้แก่ ตาราง ภาพประกอบ แผนภูมิ การเชื่อมโยง และข้อความ เป็นต้น

                                            2.4.3 แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการหน้ากระดาษต่าง ๆ ได้แก่ ชุด รูปแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปรับพอดี ตัวเลือกของแผ่นงาน และจัดเรียง เป็นต้น

                                            2.4.4 แท็บสูตร เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชันต่าง ๆ ได้แก่ ไลบรารีฟังก์ชัน ชื่อที่กำหนด ตรวจสอบสูตร และการคำนวณ เป็นต้น

                                           2.4.5 แท็บข้อมูล เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ รับข้อมูล ภายนอก การเชื่อมต่อ เรียงลำดับและกรอง เครื่องมือข้อมูล และเค้าร่าง เป็นต้น

                                          2.4.6 แท็บตรวจทาน เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการตรวจทานพิสูจน์อักษร สร้างข้อคิดเห็น และการเปลี่ยนแปลง

                                          2.4.7 แท็บมุมมอง เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการมุมมองของหน้ากระดาษ/แผ่นงาน/ สมุดงาน ได้แก่ มุมมองสมุดงาน แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง และแมโคร เป็นต้น

                                          2.4.8 แท็บคำสั่งตามบริบท เป็นแท็บเครื่องมือที่เกิดขึ้นมาตามสถานการณ์งานที่ทำอยู่ในขณะนั้น และอาจมี แท็บเดียวหรือหลายแท็บก็ได้ ในรูปเป็นตัวอย่างของแถบเครื่องมือ PivotTable มี 2 แท็บ คือ ตัวเลือก และออกแบบ

                        2.5 แถบสูตร เป็นแถบเครื่องมือที่มีพื้นที่ใช้งานอยู่ 3 ส่วน คือด้านซ้ายเป็นที่ใช้ในการแสดงตำแหน่ง เซลล์หรืออ้างอิงเซลล์ ทั้งนี้เมื่อพิมพ์เครื่องหมาย = หรือคลิก ปุ่มเครื่องหมาย fx ที่ตำแหน่งเซลล์ หรืออ้างอิงเซลล์นี้ จะเปลี่ยนเป็นชื่อสูตรหรือฟังก์ชันและการใช้สูตรที่ใช้ในเร็ว ๆ นี้ ถัดไปเป็นปุ่ม เครื่องหมายกากบาทใช้ยกเลิก ปุ่มเครื่องหมายถูกใช้ป้อนค่า และปุ่มเครื่องหมาย fx ใช้แทรกฟังก์ชัน ช่องพื้นที่ด้านขวาสุดเป็นที่ที่แสดงข้อความ ตัวเลข และสูตรที่อยู่เบื้องหลังตัวเลข

                        2.6 แถบสถานะ (Status bar) เป็นแถบด้านล่างสุดของหน้าต่าง ซึ่งแบ่งพื้นที่ออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนซ้ายเป็นส่วนที่ แสดงการใช้งานขณะนั้น เช่น การคัดลอก และการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ เป็นต้น และส่วน ขวาแสดงมุมมอง

                                    2.6.1 พื้นที่แสดงสถานะ เป็นการแสดงถึงสถานการณ์การทำงานในปัจจุบันนั้น

                                    2.6.2 พื้นที่แสดงมุมมองและย่อ/ขยาย เป็นแถบมุมมองที่อยู่ทางด้านขวามือของแถบสถานะ ซึ่งใช้ในการสลับ มุมมอง และย่อ/ขยาย

                        2.7 แผ่นงานหรือชีท (Sheet) เป็นพื้นที่ทำงานของสมุดงาน ในแต่ละสมุดงานจะมีกี่แผ่นงานก็ได้ โดยโปรแกรมได้ ให้มา 3 แผ่นงานก่อน ซึ่งสามารถเพิ่มได้โดยใช้เมนูลัดที่แผ่นงานเลือกแทรก...\แผ่นงาน หรือคลิก แผ่นงานท้าย (ปุ่มแทรกแผ่นงาน) หรือกดแป้น Shift + F11 ซึ่งในแผ่นงานหนึ่ง ๆ จะมีลักษณะเป็น ตาราง ประกอบไปด้วย

                                           2.7.1 คอลัมน์ (Column) เป็นช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ในแนวตั้งด้านบน ตั้งแต่ A, B, C,…,Z แล้วต่อ ด้วยอักษร 2 และ 3 ตัว ซึ่งมีทั้งหมด 16,384 คอลัมน์

                                           2.7.2 แถว (Row) เป็นช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ทางแนวนอนด้านซ้าย ใช้ตัวเลขแทนชื่อของแถว เริ่มตั้งแต่ 1 ไปจนถึง 1,048,576 แถว

                                           2.7.3 เซลล์ (Cell) เป็นช่องสำหรับใส่ข้อมูล มีชื่ออ้างอิงเซลล์แบบปกติที่นิยมใช้กัน คือ ชื่อ คอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 เป็นเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์A และอยู่ในแถวที่ 1 เป็นต้น ภายในหนึ่ง เซลล์จะมีข้อมูลได้เพียงแค่ตัวเดียว โดยข้อมูลจะเป็นตัวเลข ข้อความ ตัวเลขปนข้อความ หรือสูตรก็ ได้ และตำแหน่งป้อนข้อมูลจะเป็นเซลล์ที่มีกรอบเข้มกว่าเซลล์อื่น ๆ และถ้าต้องการตั้งชื่อให้กับ เซลล์ ก็สามารถพิมพ์ชื่อเซลล์แทนตำแหน่งเซลล์ในแถบสูตรได้ทันทีเลย หรือใช้ปุ่มคำสั่งกำหนด ชื่อ กลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

 

1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel)

1.1 ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Excel

โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet) หรือตารางคำนวณ อิเล็กทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับการคำนวณข้อมูล แสดง ข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรือเป็นช่องตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็นช่องเล็ก ๆ มากมาย เรียกว่า เซลล์ (Cell) พร้อม ทั้งสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่

โปรแกรม Excel ช่วยให้เราคำนวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่คณิตศาสตร์ขั้น พื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และเรายังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย

โปรแกรม Excel มีประโยชน์กับผู้คนแทบทุกสาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นบัญชี ซึ่ง สามารถนำ Excel มาช่วยคำนวณรายรับรายจ่ายและงบการเงินได้ นักวิเคราะห์การตลาด ที่จะนำ Excel มาช่วยในการสรุปข้อมูลแบบสอบถามจำนวนมาก ๆ วิศวกรที่สามารถนำข้อมูลจากการ ทดลองมาให้ Excel สร้างเป็นแผนภูมิลงในรายงานของตนเองได้ง่าย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ได้ว่าจะเกิดเหตุการณ์อะไรถ้าตัวแปรบางตัวเปลี่ยนไป แม้กระทั่งครูอาจารย์ก็ยังสามารถคำนวณ เกรดของนักศึกษาได้ด้วย และนอกจากที่กล่าวแล้ว Excel ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับงานอื่น ๆ ได้ อีกมากมาย

1.2 คุณสมบัติของโปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้

1. สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ จัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกำหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกำหนดลักษณะและสีของ เส้นตาราง การจัดวางตำแหน่งของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เป็นต้น

2. อำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจำนวนมาก การหา ค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

3. สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ ข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ

4. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

5. มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมี ความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล เพื่อทำการแก้ไขหรือทำการแทนที่ข้อมูลได้สะดวก และรวดเร็ว

6. มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับข้อมูล โดยเรียงแบบตามลำดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1

7. มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล ซึ่งเป็นกลุ่มของข้อมูลข่าวสาร ที่ถูกรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันในตารางที่อยู่ใน Worksheet ลักษณะของการเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็น ฐานข้อมูลมนโปรแกรมตารางงานจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะ เป็นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record) และคอลัมน์จะเป็นฟิลด์ (Field)

2. ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ปรับปรุงใหม่ของ Excel 2007

Excel 2007 ใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ออกแบบมาใหม่ เพื่อช่วยให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้น มี ประสิทธิผลมากขึ้น สามารถเรียนรู้ได้เร็วขึ้นและค้นหาได้เร็วขึ้น ส่วนติดต่อใหม่นี้ ได้แก่ แม่แบบ ใหม่ ใช้เริ่มต้นทำงานอย่างรวดเร็ว และการใช้พื้นที่มาตรฐานซึ่งเรียกว่า Ribbon แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนูและแถบเครื่องมือที่พบในรุ่นก่อนหน้านี้ ทำให้สามารถหากลุ่มของคำสั่งที่ เกี่ยวข้องกันได้เร็วขึ้น เนื่องจากแท็บที่ใช้ในนั้น จะวางคำสั่งต่าง ๆ ไว้ในส่วนหน้าโดยที่ไม่ได้เรียง ซ้อนลงในเมนูเหมือนก่อน ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา และสามารถจดจำตำแหน่งคำสั่งได้ดีขึ้น

องค์ประกอบที่สำคัญของส่วนติดต่อใหม่ใน Excel 2007 ประกอบด้วย

2.1 แม่แบบใหม่

แม่แบบใหม่จากเมนูเริ่ม (Start) สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดหน้าต่าง แม่แบบใหม่ หรือใช้แม่แบบMicrosoft Office Online จากปุ่ม Office ที่รายการสร้าง แล้วไปที่ ติดตั้ง แม่แบบของฉัน แม่แบบ Microsoft Office Onlineซึ่งมีหัวข้อต่าง ๆ ได้แก่ เด่น งบประมาณ ปฏิทิน รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร์ กำหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบ บันทึกเวลา ฯลฯ หรือจะไปที่เว็บไซต์ของ Microsoft Office แล้วดาวน์โหลดมาเก็บไว้ในเครื่องก็ได้

แม่แบบแต่ละแบบ ได้ถูกออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทันทีที่เลือก เพื่อให้สามารถ เริ่มต้นและทำงานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบแม่แบบนั้นตรงกับความต้องการของผู้ใช้ หรือจะ นำมาปรับปรุงประยุกต์ใช้ให้ตรงกับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของผู้ใช้ก็ได้

รูปที่ 1-1 การเปิดแม่แบบ Excel 2007 จากปุ่มเริ่ม\สร้างเอกสาร Microsoft Office

 
รูปที่ 1-2 การดาวน์โหลดแม่แบบ Excel 2007 จากเว็บไซต์ของ Microsoft Office

            2.2 ปุ่ม Office

ปุ่ม Office คือ ปุ่มที่ใช้ควบคุมคำสั่งหลักเกี่ยวกับการสร้างแฟ้ม การเปิดแฟ้ม การ บันทึก การบันทึกเป็น การพิมพ์ การส่ง การจัดเตรียม การประกาศ การปิด เอกสารล่าสุด และ ตัวเลือกของ Excel

 รูปที่ 1-3 ปุ่ม Office ที่ใช้ควบคุมคำสั่งหลัก

2.3 แถบเครื่องมือใหม่ที่ใช้ควบคุมคำสั่งในโปรแกรม

2.3.1 Ribbon

Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคำสั่งที่แบ่งเป็นแท็บ ๆ อยู่ส่วนบนของหน้าต่าง รองจากแถบชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเก่า

รูปที่ 1-4 Ribbon แถบเครื่องมือชุดคำสั่ง

2.3.2 ปุ่มคำสั่ง

ปุ่มคำสั่ง เป็นปุ่มไอคอนที่ใช้สั่งงาน ซึ่งอยู่ในกลุ่มชุดคำสั่ง บนแท็บคำสั่ง

2.3.3 แท็บคำสั่ง

แท็บคำสั่ง คำสั่งต่าง ๆ จะแสดงและรวมอยู่ด้วยกัน เพื่อให้สามารถหาปุ่มคำสั่ง ที่ต้องการใช้ได้ตามต้องการ เริ่มต้นมีอยู่ 7 แท็บ คือ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง ที่แท็บชุดคำสั่งใด ๆ มีจุดมุมทางด้านล่างขวามือ จะเป็นที่เปิดกล่อง โต้ตอบของชุดคำสั่งนั้น ๆ

รูปที่ 1-5 แท็บชุดคำสั่งคำสั่ง และจุดมุมทางด้านล่างขวามือที่เปิดกล่องโต้ตอบ

2.3.4 แท็บคำสั่งตามบริบท

แท็บคำสั่งตามบริบท เป็นแท็บคำสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุที่ กำลังทำงานด้วยหรืองานที่กำลังทำอยู่ แท็บนี้จะมีสีสันและมีคำสั่งที่เหมาะสำหรับนำไปใช้กับสิ่งที่ เรากำลังทำงานอยู่มากที่สุด

รูปที่ 1-6 แท็บคำสั่งตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน

2.3.5 แถบเครื่องมือด่วน

แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏในRibbon เพื่อให้เข้าถึงคำสั่งที่จำเป็นมากที่สุดอย่างทันใจในคลิกเดียว เช่น บันทึก เลิกทำ ฯลฯ โดยสามารถ เพิ่มเติมคำสั่งได้ จากรายการคำสั่งเพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปุ่มคำสั่งของ Ribbon

 

รูปที่ 1-7 แถบเครื่องมือด่วนที่ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และการเพิ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน

2.3.6 แกลเลอรี

แกลเลอรี เป็นตัวควบคุมใหม่ที่จะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อให้เรา สามารถเห็นผลลัพธ์ที่เราจะได้รับ แกลเลอรีจะถูกใช้ทั่วไปในส่วนติดต่อของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทำให้เราสามารถเลือกผลลัพธ์ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องทำอย่างไรถึง จะได้ผลลัพธ์นั้น

รูปที่ 1-8 แกลเลอรี ตัวควบคุมใหม่ที่แสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เมื่อนำเมาส์เลื่อนผ่านไป

2.3.7 แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

แถบเครื่องมือขนาดเล็ก มีองค์ประกอบคล้ายกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เป็นแบบโปร่งใสอยู่เหนือข้อความที่เราเลือก เมื่อเลื่อนเมาส์ไปที่แถบเครื่องมือ จะแสดงให้เห็นชัด ขึ้น เพื่อให้เราสามารถใช้การจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เช่น ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปลี่ยนแบบ อักษร

รูปที่ 1-9 แถบเครื่องมือขนาดเล็กโปร่งใสอยู่เหนือข้อความที่เลือก

2.3.8 แทรกแผ่นงาน

แทรกแผ่นงาน ซึ่งแผ่นงานเป็นพื้นที่การพิมพ์งาน ที่ให้มาเริ่มต้น 3แผ่นงาน แต่สามารถเพิ่มแผ่นงานได้โดยง่าย เมื่อคลิกแผ่นงานแทรกแผ่นงานที่ได้ให้มาใหม่

รูปที่ 1-10 แทรกแผ่นงานได้โดยง่าย

2.3.9 แถบสถานะ

แถบสถานะ คือ แถบที่อยู่ด้านล่างสุดของหน้าต่าง ซึ่งจะแสดงข้อมูลสถานะ ทั้ง ยังมีปุ่มต่าง ๆ ของมุมมองทางด้านขวามือที่ใช้สลับมุมมอง และมุมมองย่อ/ขยายได้

รูปที่ 1-11 แถบสถานะและมุมมอง

3. คุณ ลักษณะใหม่

3.1 ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ที่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์จะช่วยให้เราทำงานใน Microsoft Excelได้ อย่างง่ายดาย คำสั่งและคุณลักษณะต่างๆ ที่มักจะถูกฝังอยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซับซ้อน ต่อไปนี้จะค้นหาได้งายขึ้นบนแท็บที่มุ่งเน้นที่งานซึ่งมีกลุ่มของคำสั่งและคุณลักษณะแบ่งตาม ตรรกะ หลาย ๆ กล่องโต้ตอบจะถูกแทนที่ด้วยแกลเลอรีแบบหล่นลงที่แสดงตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน และคำแนะนำเครื่องมือแบบอธิบายหรือการแสดงตัวอย่างก็จะมีจัดเตรียมไว้ให้เพื่อช่วยให้เราเลือก ตัวเลือกได้อย่างถูกต้อง

ไม่ว่าเราจะทำกิจกรรมใดในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบหรือการ วิเคราะห์ข้อมูล Excel จะแสดงเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดที่จะทำให้งานนั้นเสร็จสมบูรณ์

3.2 แถวและคอลัมน์เพิ่มเติมและข้อจำกัดใหม่อื่นๆ

เพื่อจะทำให้เราสามารถสำรวจปริมาณข้อมูลจำนวนมากในแผ่นงาน Excel 2007 สนับสนุนแถวถึง 1 ล้านแถว และคอลัมน์ถึง 16,000 คอลัมน์ต่อแผ่นงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เส้น ตาราง Excel 2007 คือ 1,048,576 แถวกับ 16,384 คอลัมน์ ซึ่งให้เรามีแถวมากกว่าที่มีใน Excel 2003 ถึง 1,500 เปอร์เซ็นต์และคอลัมน์มากกว่าถึง 6,300 เปอร์เซ็นต์ และสำหรับเราที่กำลังนึกสงสัย คอลัมน์จะสิ้นสุดที่ XFD แทนที่จะเป็น IV

แทนที่จะเป็นการจัดรูปแบบ 4,000 ชนิด ขณะนี้เราสามารถใช้ได้ไม่จำกัดจำนวนใน สมุดงานเดียวกัน และจำนวนการอ้างอิงเซลล์ต่อเซลล์ก็เพิ่มขึ้นจาก8,000 เป็นจำนวนจำกัดตาม หน่วยความจำที่มีอยู่

เมื่อต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของ Excel การจัดการหน่วยความจำได้เพิ่มขึ้นจาก หน่วยความจำ 1 กิกะไบต์ ใน Excel 2003 เป็น 2 กิกะไบต์ใน Excel 2007

นอกจากนี้ เรายังจะพบว่าการคำนวณแผ่นงานที่มีสูตรมากมายทำได้อย่างรวดเร็วขึ้น เนื่องจาก Excel 2007 สนับสนุนตัวประมวลผลแบบคู่และชิปเซตแบบหลายเธรด

Excel 2007 ยังสนับสนุนสีถึง 16 ล้านสีอีกด้วย

3.3 ชุดรูปแบบของ Office และลักษณะของ Excel 2007

ใน Excel 2007 เราสามารถจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงานของเราได้อย่างรวดเร็วด้วย การนำชุดรูปแบบไปใช้ และโดยใช้ลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ชุดรูปแบบต่างๆ สามารถใช้ร่วมกันได้ ตามโปรแกรม 2007 Office release อื่น ๆ เช่น Microsoft Office Word และ Microsoft Office PowerPoint เป็นต้น ในขณะที่ลักษณะต่าง ๆ ได้รับการออกแบบขึ้นเพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ

การนำชุดรูปแบบไปใช้ ชุดรูปแบบคือชุดของสี แบบอักษร เส้น และการเติมลักษณะ พิเศษที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถนำไปใช้กับทั้งสมุดงานของเราหรือกับรายการที่ เฉพาะเจาะจงได้ เช่น แผนภูมิหรือตาราง เป็นต้น ชุดรูปแบบสามารถช่วยให้เราสามารถสร้าง เอกสารที่มีรูปลักษณ์สวยงาม โดยบริษัทของเราอาจมีชุดรูปแบบขององค์กรซึ่งเราสามารถใช้ได้ หรือเราสามารถเลือกจากชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่ใน Excel ได้ นอกจากนี้ การสร้าง ชุดรูปแบบของเราเองสำหรับรูปลักษณ์แบบเดียวกันและมีลักษณะเป็นมืออาชีพที่สามารถนำไปใช้ กับสมุดงาน Excel ของเราทั้งหมดและเอกสาร 2007 Office release อื่นๆ ยังสามารถทำได้อย่าง ง่ายดายอีกด้วย เมื่อเราสร้างชุดรูปแบบ สี แบบอักษร และการเติมลักษณะพิเศษสามารถ เปลี่ยนแปลงแบบแยกกันต่างหากได้เพื่อให้เราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านี้ตัวใดตัวหนึ่ง หรือตัวเลือกทั้งหมดได้

การใช้ลักษณะ ลักษณะ คือรูปแบบที่ยึดตามชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เรา สามารถนำไปใช้เปลี่ยนแปลงลักษณะหน้าตาของตาราง แผนภูมิPivotTables รูปร่าง หรือ ไดอะแกรมของ Excel ได้ ถ้าลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่แล้วภายในไม่ตรงกับความต้องการ ของเรา เราสามารถกำหนดลักษณะเองได้ สำหรับแผนภูมิต่าง ๆ เราสามารถเลือกจากลักษณะที่ กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก แต่เราจะไม่สามารถสร้างลักษณะแผนภูมิของเราเองได้

แบบเดียวกับใน Excel 2003 ลักษณะเซลล์ถูกใช้เพื่อจัดรูปแบบเซลล์ที่เลือก แต่ขณะนี้ เราสามารถนำลักษณะเซลล์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว โดยลักษณะเซลล์ส่วนใหญ่ ไม่ได้ยึดตามชุดรูปแบบที่นำไปใช้กับสมุดงานของเรา และเราสามารถสร้างลักษณะเซลล์ของเราเอง ได้อย่างง่ายดาย

3.4 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพิ่มเติม

ใน 2007 Office release เราสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อใส่คำอธิบาย ประกอบแบบมองเห็นได้ให้กับข้อมูลของเราเพื่อวัตถุประสงค์ทั้งในการวิเคราะห์และการนำเสนอ เมื่อต้องการค้นหาข้อยกเว้นและกำหนดตำแหน่งแนวโน้มที่สำคัญในข้อมูลของเราอย่างง่ายดาย เรา สามารถใช้และจัดการกับกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขต่างๆ ซึ่งนำการจัดรูปแบบที่มองเห็นได้ แบบเพิ่มเติมมาใช้กับข้อมูลที่ตรงกับกฎนั้น ๆ ในรูปแบบของการไล่ระดับสี แถบข้อมูล และชุดไอ คอนได้ นอกจากนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังง่ายต่อการนำไปใช้อีกด้วย เพียงการคลิกเพียงไม่กี่ ครั้ง เราก็สามารถมองเห็นความสัมพันธ์ในข้อมูลของเราซึ่งเราสามารถใช้เพื่อทำการวิเคราะห์ได้

3.5 การเขียนสูตรอย่างง่าย

การปรับปรุงดังต่อไปนี้ทำให้การเขียนสูตรใน Office Excel 2007 ง่ายยิ่งขึ้น

แถบสูตรแบบปรับขนาดได้ แถบสูตรจะปรับขนาดให้รองรับสูตรที่ยาวและซับซ้อน ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งป้องกันไม่ให้สูตรครอบคลุมข้อมูลอื่นในแผ่นงานของเรา เรายังสามารถเขียน สูตรได้ยาวขึ้นโดยมีระดับที่ซ้อนกันมากกว่าที่เราสามารถทำได้ใน Excel รุ่นก่อนหน้า

ฟังก์ชันการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ ด้วยฟังก์ชันการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ เราจึง สามารถเขียนไวยากรณ์ของสูตรที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว จากการตรวจพบฟังก์ชันที่เราต้องการ ใช้เพื่อช่วยทำให้อาร์กิวเมนต์ของสูตรสมบูรณ์อย่างง่ายๆ ทำให้เราได้สูตรที่เหมาะสมตั้งแต่แรกและ ในทุกครั้ง

การอ้างอิงที่มีแบบแผน นอกจากการอ้างอิงเซลล์ เช่น A1 และ R1C1 แล้วOffice Excel 2007 ยังมีการอ้างอิงที่มีแบบแผนที่อ้างถึงช่วงและตารางที่มีชื่อในสูตรเช่นกัน

การเข้าถึงช่วงที่มีชื่ออย่างง่าย โดยใช้ตัวจัดการชื่อของ Office Excel 2007 เรา สามารถจัดระเบียบ ปรับปรุง และจัดการช่วงที่มีชื่อหลาย ๆ ช่วงในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง ซึ่งช่วย ให้บุคคลใดก็ตามที่ต้องการทำงานบนแผ่นงานของเราสามารถแปลสูตรและข้อมูลของแผ่นงานได้

3.6 สูตร OLAP และฟังก์ชันคิวบ์ใหม่

เมื่อเราทำงานกับฐานข้อมูลหลายมิติ (เช่น บริการการวิเคราะห์ SQL Server)ใน Office Excel 2007 เราสามารถใช้สูตร OLAP เพื่อสร้างรายงานที่ถูกผูกไว้กับข้อมูล OLAPโดยมี รูปแบบอิสระและซับซ้อนได้ ฟังก์ชันคิวบ์ใหม่จะใช้เพื่อแยกข้อมูล OLAP(ชุดข้อมูลและค่า) จาก บริการการวิเคราะห์และแสดงข้อมูล OLAP ในเซลล์ สูตรOLAP อาจถูกสร้างขึ้นเมื่อเราแปลงสูตร ใน PivotTable เป็นสูตรในเซลล์ หรือเมื่อเราใช้การทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับอาร์กิวเมนต์ของ ฟังก์ชันคิวบ์ เมื่อเราพิมพ์สูตรต่างๆ

3.7 การเรียงลำดับและการกรองที่ปรับปรุงขึ้น

ใน Office Excel 2007 เราสามารถจัดเรียงข้อมูลในแผ่นงานของเราได้อย่างรวดเร็ว เพื่อค้นหาคำตอบที่เราต้องการโดยใช้การกรองและการเรียงลำดับที่ได้ปรับปรุงเพิ่มเติมแล้ว ตัวอย่างเช่น ขณะนี้เราสามารถเรียงลำดับข้อมูลตามสีและตามระดับมากกว่า 3 (และมากถึง 64) ระดับ นอกจากนี้ เรายังสามารถกรองข้อมูลตามสีหรือตามวันที่ แสดงรายการมากกว่า 1,000 รายการในรายการแบบหล่นลงของตัวกรองอัตโนมัติ เลือกหลายรายการเพื่อกรอง และกรองข้อมูล ใน PivotTableได้อีกด้วย

3.8 การเพิ่มคุณสมบัติให้กับตารางของ Excel

ใน Office Excel 2007 เราสามารถใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่เพื่อสร้าง จัดรูปแบบ และ ขยายตาราง Excel (หรือคือรายการ Excel ใน Excel 2003) ได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดระเบียบข้อมูลใน แผ่นงานของเราเพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น หน้าที่การใช้งานใหม่หรือที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับ ตารางนั้นรวมถึงคุณลักษณะต่อไปนี้

แถวส่วนหัวของตาราง แถวส่วนหัวของตารางสามารถเปิดหรือปิดได้ เมื่อส่วนหัว ของตารางถูกแสดง ส่วนหัวของตารางยังคงมองเห็นได้พร้อมกับข้อมูลในคอลัมน์ของตารางด้วย การแทนที่ส่วนหัวของแผ่นงานเมื่อเราเลื่อนไปเรื่อยๆ ในตารางแบบยาว

คอลัมน์จากการคำนวณ คอลัมน์จากการคำนวณจะใช้สูตรเดียวที่จะปรับไปตามแถว แต่ละแถว และยังขยายโดยอัตโนมัติเพื่อรวมแถวเพิ่มเติม เพื่อให้สูตรถูกขยายไปยังแถวเหล่านั้นได้ ทันที สิ่งที่เราต้องทำทั้งหมดคือ ใส่สูตรเพียงครั้งเดียว ซึ่งนั่นก็คือเราไม่จำเป็นต้องใช้คำสั่ง 'เติม' หรือ 'คัดลอก'

การกรองอัตโนมัติแบบอัตโนมัติ ตัวกรองอัตโนมัติจะถูกเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นใน ตารางเพื่อเปิดใช้งานการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลในตารางอย่างมีประสิทธิภาพ

การอ้างอิงที่มีแบบแผน การอ้างอิงชนิดนี้อนุญาตให้เราใช้ชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ ตารางในสูตรแทนการใช้การอ้างอิงเซลล์ เช่น A1 หรือ R1C1

แถวผลรวม ในแถวผลรวม ขณะนี้เราสามารถใช้สูตรแบบกำหนดเองและรายการ ข้อความได้

ลักษณะตาราง เราสามารถนำลักษณะตารางไปใช้ในการเพิ่มการจัดรูปแบบที่มี คุณภาพระดับนักออกแบบและเป็นมืออาชีพได้อย่างรวดเร็ว ถ้าลักษณะแถวแบบอื่นถูกเปิดใช้งาน ในตาราง Excel จะคงกฎเกี่ยวกับลักษณะแบบอื่นนั้นตลอดการกระทำที่อาจทำลายเค้าโครงนี้ได้ เช่นการกรอง การซ่อนแถว หรือการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง

3.9 ลักษณะหน้าตาใหม่ของแผนภูมิ

ใน Excel 2007 เราสามารถใช้เครื่องมือการสร้างแผนภูมิใหม่เพื่อสร้างแผนภูมิที่มี ลักษณะเป็นมืออาชีพที่สื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย และโดยตามชุด รูปแบบที่ถูกนำไปใช้กับสมุดงานของเรา ลักษณะหน้าตาใหม่ที่ทันสมัยของแผนภูมินั้นรวมถึง ลักษณะพิเศษ เช่น สามมิติ ความโปร่งใส และเงาจาง เป็นต้น

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ช่วยให้การสำรวจชนิดแผนภูมิที่มีอยู่ง่ายขึ้น เพื่อให้เราสามารถ สร้างแผนภูมิที่เหมาะสมกับข้อมูลของเรา นอกจากนี้ นอกจากนี้ ลักษณะและเค้าโครงแผนภูมิที่ กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นจำนวนมากยังมีเตรียมไว้ให้เพื่อให้เรานำรูปแบบที่สวยงามไปใช้ได้อย่าง รวดเร็วและมีรายละเอียดที่เราต้องการในแผนภูมิของเราอีกด้วย

ตัวเลือกองค์ประกอบแผนภูมิที่มองเห็นได้ นอกจากเค้าโครงด่วนและรูปแบบด่วน แล้ว ขณะนี้เราสามารถใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่เพื่อเปลี่ยนแปลงทุกองค์ประกอบของแผนภูมิได้อย่าง รวดเร็วเพื่อนำเสนอข้อมูลของเราได้อย่างดีที่สุด และด้วยเพียงการคลิกไม่กี่ครั้ง เราสามารถเพิ่มและ เอาชื่อแผนภูมิ คำอธิบายแผนภูมิ ป้ายชื่อข้อมูล เส้นแนวโน้ม และองค์ประกอบแผนภูมิอื่นๆ ได้

ลักษณะหน้าตาที่ทันสมัยด้วย OfficeArt เนื่องจากแผนภูมิใน Excel 2007 ถูกวาดด้วย OfficeArt ดังนั้นเกือบทุกสิ่งที่เราสามารถทำกับรูปร่าง OfficeArt จึงสามารถทำได้กับแผนภูมิและเส้นและแบบอักษรที่ชัดเจน เส้นในแผนภูมิจะปรากฏรอยขรุขระน้อยกว่า และแบบ อักษร ClearType จะถูกนำมาใช้กับข้อความเพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่านสีที่มากกว่าที่เคยมี เราสามารถเลือกจากสีชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้อย่าง ง่ายดายและเปลี่ยนความแตกต่างของความเข้มสี สำหรับตัวควบคุมเพิ่มเติม เรายังสามารถเพิ่มสีของ เราเองด้วยการเลือกจาก 16 ล้านสีในกล่องโต้ตอบสี ได้อีกด้วย

แม่แบบแผนภูมิ การบันทึกแผนภูมิโปรดของเราเป็นแม่แบบแผนภูมิยิ่งเป็นเรื่องง่าย ขึ้นในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่

3.10 การสร้างแผนภูมิที่ใช้ร่วมกัน

การใช้แผนภูมิ Excel ในโปรแกรมอื่น ใน 2007 Office release การสร้างแผนภูมิจะถูก ใช้ร่วมกันระหว่าง Excel, Word และ PowerPoint แทนที่จะใช้คุณลักษณะการสร้างแผนภูมิที่มีอยู่ ใน Microsoft Graph ขณะนี้ Word และ PowerPoint ได้รวมคุณลักษณะการสร้างแผนภูมิที่มี ประสิทธิภาพของ Excel เข้าไว้ด้วยกัน และเนื่องจากแผ่นงาน Excelถูกใช้เป็นแผ่นข้อมูลแผนภูมิ สำหรับแผนภูมิใน Word และ PowerPoint การสร้างแผนภูมิที่ใช้ร่วมกันจึงมีหน้าที่การใช้งานของ Excel มากมาย รวมทั้งการใช้สูตร การกรอง การเรียงลำดับ และความสามารถในการเชื่อมโยง แผนภูมิไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น Microsoft SQL Server และบริการการวิเคราะห์ (OLAP) เพื่อให้ได้ข้อมูลล่าสุดในแผนภูมิของเรา สำหรับแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลแผนภูมิของเราอาจเก็บอยู่ ในเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint หรือในแฟ้มที่แยกต่างหากเพื่อลดขนาดเอกสารของ เรา

การคัดลอกแผนภูมิไปยังโปรแกรมอื่น แผนภูมิสามารถถูกคัดลอกและวางข้าม ระหว่างเอกสารหรือจากโปรแกรมหนึ่งไปยังโปรแกรมอื่นได้อย่างง่ายดาย เมื่อเราคัดลอกแผนภูมิ จาก Excel ไปยัง Word หรือ PowerPoint แผนภูมิจะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้ตรงตามเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint โดยอัตโนมัติ แต่เรายังสามารถเก็บรูปแบบแผนภูมิ Excel ไว้ ได้ด้วย ข้อมูลในแผ่นงาน Excelสามารถฝังตัวในเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้ ทั้งนี้เราสามารถทิ้งไว้ในแฟ้มต้นฉบับ Excel ได้เช่นกัน

การทำให้แผนภูมิเคลื่อนไหวใน PowerPoint ใน PowerPoint เราสามารถใช้ ภาพเคลื่อนไหวได้อย่างง่ายดายขึ้นเพื่อเน้นข้อมูลในแผนภูมิที่ใช้ใน Excel เราสามารถทำให้ทั้ง แผนภูมิหรือข้อความคำอธิบายแผนภูมิและป้ายชื่อแกนเคลื่อนไหวได้ ในแผนภูมิคอลัมน์ เรา สามารถแม้แต่การทำให้คอลัมน์แต่ละคอลัมน์เคลื่อนไหวเพื่อแสดงแต่ละประเด็นได้ดียิ่งขึ้น คุณลักษณะภาพเคลื่อนไหวนั้นหาได้ง่าย และเราสามารถควบคุมได้มากขึ้น

3.11 PivotTables ที่ใช้งานง่าย

ใน Excel 2007 นั้น PivotTable จะใช้งานง่ายกว่าใน Excel รุ่นก่อนหน้า โดยใช้ส่วน ติดต่อผู้ใช้ใหม่ของ PivotTable ข้อมูลต่างๆ ที่เราต้องการแสดงเกี่ยวกับข้อมูลของเราจะแสดงขึ้นมา ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เราไม่ต้องลากข้อมูลไปยังโซนที่จะปล่อยซึ่งมักจะไม่ใช่เป้าหมายง่ายๆ อีกต่อไป เราพียงแค่เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการดูในรายการเขตข้อมูล PivotTable ใหม่แทนเท่านั้น

และหลังจากเราสร้าง PivotTable แล้ว เราสามารถใช้ประโยชน์ของคุณลักษณะที่ ปรับปรุงหรือคุณลักษณะใหม่อื่นๆ มากมายเพื่อสรุป วิเคราะห์ และจัดรูปแบบข้อมูล PivotTable ของเราได้

การใช้การเลิกทำใน PivotTable ขณะนี้เราสามารถเลิกทำการกระทำส่วนใหญ่ที่เรา ได้ทำเพื่อสร้างหรือจัดเรียง PivotTable ใหม่ได้

ตัวบ่งชี้การเข้าถึงรายละเอียดมากขึ้นหรือน้อยลง ตัวบ่งชี้เหล่านี้ใช้เพื่อระบุว่าเรา สามารถขยายหรือยุบส่วนต่างๆ ของ PivotTable เพื่อดูข้อมูลที่เพิ่มขึ้นหรือน้อยลงได้หรือไม่

การเรียงลำดับและการกรอง ขณะนี้การเรียงลำดับนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่เลือกรายการ ในคอลัมน์ที่เราต้องการเรียงลำดับและใช้ปุ่ม 'เรียงลำดับ' เราสามารถกรองข้อมูลได้โดยใช้ตัวกรอง PivotTable เช่น 'มากกว่า' 'เท่ากับ' หรือ 'มี'

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เราสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับ Pivot Table ของ Excel 2007 ได้ตามเซลล์หรือตามจุดตัดของเซลล์

ลักษณะและเค้าโครงของ PivotTable เช่นเดียวกับที่เราสามารถทำได้กับตารางและ แผนภูมิ Excel เราสามารถนำลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือที่กำหนดเองไปใช้กับ PivotTable ได้อย่างรวดเร็ว และการเปลี่ยนเค้าโครงของ PivotTable ก็ยังทำได้ง่ายขึ้นในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่นี้

PivotChart ด้วยลักษณะเดียวกันกับ PivotTable นั้น PivotChart จะสร้างขึ้นได้ง่าย กว่ามากในส่วนติดต่อผู้ใช้นี้ การปรับปรุงการกรองทั้งหมดยังพร้อมให้ใช้งานสำหรับPivotChart อีกด้วย เมื่อเราสร้าง PivotChart เครื่องมือ PivotChart ที่เฉพาะเจาะจงและเมนูบริบทจะพร้อมให้ใช้ งานเพื่อให้เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในแผนภูมิได้ เรายังสามารถเปลี่ยนเค้าโครง ลักษณะ และ รูปแบบของแผนภูมิหรือองค์ประกอบต่างๆ ด้วยวิธีเดียวกันกับที่เราสามารถทำได้กับแผนภูมิทั่วไป ใน Excel 2007 การจัดรูปแบบแผนภูมิที่เรานำไปใช้จะสงวนไว้เมื่อเราเปลี่ยนแปลง PivotChart ซึ่ง เป็นการปรับปรุงจากวิธีการทำงานเดิมใน Excel รุ่นก่อนหน้า

3.12 การเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกอย่างรวดเร็ว

ใน Excel 2007 เราไม่จำเป็นต้องทราบชื่อเซิร์ฟเวอร์หรือฐานข้อมูลของแหล่งข้อมูล ขององค์กรอีกต่อไป เพราะเราสามารถใช้ 'เปิดใช้ด่วน' เพื่อเลือกจากรายการแหล่งข้อมูลที่ผู้ดูและ

3.13 รูปแบบแฟ้มแบบใหม่

รูปแบบแฟ้มจาก XML ใน 2007 Microsoft Office system Microsoft ได้แนะนำ รูปแบบแฟ้มใหม่สำหรับ Word, Excel และ PowerPoint ที่เรียกว่ารูปแบบ Microsoft Office Open XML โดยรูปแบบแฟ้มแบบใหม่เหล่านี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการรวมกับแหล่งข้อมูล ภายนอก และยังให้ขนาดแฟ้มที่ลดลงรวมทั้งการกู้คืนข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงอีกด้วย ใน Office Excel 2007 รูปแบบเริ่มต้นสำหรับสมุดงาน Excel จะเป็นรูปแบบแฟ้ม Excel 2007 จาก XML (.xlsx) ส่วนรูปแบบจาก XML อื่นที่มีอยู่ได้แก่ รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 ที่เปิดใช้งานในแมโครและ จาก XML (.xlsm) รูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 สำหรับแม่แบบ Excel (.xltx)และรูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 ที่เปิดใช้งานในแมโครสำหรับแม่แบบ Excel (.xltm)

รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 แบบไบนารี นอกจากรูปแบบแฟ้มจาก XML แบบใหม่แล้ว Excel 2007 ยังแนะนำรุ่นไบนารีของรูปแบบแฟ้มที่บีบอัดแบบเป็นส่วนๆ สำหรับสมุดงานขนาด ใหญ่หรือซับซ้อนอีกด้วย รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 แบบไบนารี (หรือBIFF12) (.xls) นี้สามารถใช้ เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดและมีความเข้ากันได้แบบย้อนกลับ

ความเข้ากันได้กับ Excel รุ่นก่อนหน้า เราสามารถตรวจสอบสมุดงาน Excel 2007เพื่อดูว่าสมุดงานมีคุณลักษณะหรือการจัดรูปแบบที่เข้ากันไม่ได้กับ Excel รุ่นก่อนหน้าหรือไม่ เพื่อให้เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับความเข้ากันได้แบบย้อนกลับที่ดีขึ้น ใน Excel รุ่นก่อนหน้า เราสามารถติดตั้งโปรแกรมปรับปรุงและตัวแปลงที่ช่วยเราเปิดสมุดงาน Excel 2007 เพื่อให้เราสามารถแก้ไข บันทึก และเปิดสมุดงานนั้นอีกครั้งได้ใน Excel 2007 โดยไม่สูญเสีย คุณลักษณะหรือหน้าที่การใช้งานที่เฉพาะเจาะจงกับ Excel 2007 ไป

3.14 ประสบการณ์การพิมพ์ที่ดีขึ้น

มุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ นอกจากมุมมอง ปกติ และมุมมอง แสดงตัวอย่างตัว แบ่งหน้า แล้ว Excel 2007 ยังมีมุมมอง เค้าโครงหน้ากระดาษ ด้วย เราสามารถใช้มุมมองนี้สร้าง แผ่นงานในขณะที่คอยดูว่าแผ่นงานนั้นจะมีลักษณะหน้าตาอย่างไรในรูปแบบที่พิมพ์ออกมา ใน มุมมองนี้ เราสามารถทำงานกับส่วนหัว ส่วนท้าย และการตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษที่เหมาะสม ในแผ่นงาน และวางวัตถุ เช่น แผนภูมิหรือรูปร่าง ในตำแหน่งที่เราต้องการวางได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ เรายังสามารถเข้าถึงตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษทั้งหมดบนแท็บ เค้าโครง หน้ากระดาษ ในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ได้ง่ายดายเพื่อให้เราสามารถระบุตัวเลือก เช่นการวางแนว หน้ากระดาษ ได้อย่างรวดเร็ว ดั้งนั้นจึงทำให้ง่ายที่จะเห็นสิ่งที่จะพิมพ์บนทุกๆ หน้า ซึ่งจะช่วยให้เรา หลีกเลี่ยงการต้องพยายามพิมพ์หลายครั้งและไม่มีข้อมูลที่ตัดทอนในสิ่งที่พิมพ์ออกมา